Mit Aam Digital können Sie Kontaktdaten und Interaktionen zu Ihren Teilnehmer:innen, Partnern und Kolleg:innen zentral an einem Ort speichern. Auf diese Weise stehen die neuesten Informationen allen Teammitgliedern zur Verfügung, auch offline ohne Internetverbindung. Wenn Sie mit Teilnehmer:innen oder Partnern per E-Mail kommunizieren, erleichtert die Mail-Funktion das Versenden von E-Mails und deren Dokumentation im Fall. > Aam Digital ist kein klassisches "CRM"-System (Customer Relationship Management). Wenn Sie hauptsächlich digital mit Ihren Teilnehmern kommunizieren und diese Interaktionen dokumentieren müssen, ist möglicherweise eine andere Software mit mehr Automatisierung rund um digitale Kommunikationskanäle besser für Ihre Anforderungen geeignet. Die besondere Stärke von Aam Digital liegt in seiner Offline-Funktionalität, seiner hohen Flexibilität und seiner einfachen Bedienbarkeit als Plattform für die interne Dokumentation. # Voraussetzungen für die Mail-Funktion ## E-Mail Feld Um die Mail-Funktion mit einem Datensatz zu verwenden, muss dieser Datensatz über ein E-Mail-Feld verfügen: 1. Fügen Sie in der Datenstruktur des Datensatztyps mindestens ein Feld vom Typ „E-Mail” hinzu oder bearbeiten Sie es (siehe auch ["Adding a new field"](https://chatwoot.help/hc/aam-digital/articles/1726480259-adding-a-new-field-to-a-profile-form)): ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRk9zTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--9659ba4210e3ce39e68aa31e4b4cc1bcdb9658d8/image.png) 2. Geben Sie für den spezifischen Datensatz, für den Sie eine E-Mail senden möchten, eine gültige E-Mail-Adresse in das Profil ein. # E-Mail mit Vorlage versenden ## E-Mail senden Sie können eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger:innen senden: * Aus der Detailansicht eines Datensatzes (sofern dieser über ein gültiges E-Mail-Feld verfügt): ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRnFzTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--8808cb912200240f4cf8e66923792926232c0174/image.png) * Aus den "Massenbearbeitung" in einer Listenansicht: ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRlNzTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--85a096b2dfa09fd2e2cab020e015ba7d8d583550/image.png) Damit wird ein kleines Dialogfenster geöffnet, in dem Sie eine vorhandene Nachrichtenvorlage auswählen können (weitere Informationen zum Verwalten von Vorlagen finden Sie weiter unten). Wählen Sie die Vorlage aus und bestätigen Sie mit „E-Mail senden”. ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRm1zTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--46edaabee93129b5995cc0fea7f081182ebd9306/image.png) Die Mail-Funktion ist in Ihre lokale E-Mail-Anwendung (z. B. Outlook, Thunderbird, ...) integriert. Aam Digital öffnet nun einen neuen E-Mail-Entwurf in dieser Anwendung, der bereits mit dem Empfänger, dem Betreff und dem Text vorbelegt ist. Ihr Standard-E-Mail-Server, Ihre Signatur und andere Einstellungen werden automatisch verwendet. Sie können die Nachricht vor dem tatsächlichen Versand bearbeiten, wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten: ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRmVzTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--9fd2cef9c393e3e20a57a53d84f75c44788949a8/image.png) ## E-Mail als Notiz dokumentieren Wenn Sie die Option "Notiz zur Dokumentation der Nachricht erstellen" aktiviert haben, öffnet Aam Digital automatisch eine neue Notiz im Fallmanagementsystem. Diese ist mit dem Betreff und der Nachricht vorausgefüllt und mit den Profilen der Empfänger:innen verknüpft. Fügen Sie alle zusätzlichen Informationen hinzu, die für Sie und Ihr Team in Bezug auf diese Nachricht wichtig sein könnten. Wenn Sie die Notiz speichern, wird die E-Mail für Sie und Ihre Kollegen im System dokumentiert. > Bitte beachten Sie, dass Änderungen, die Sie am E-Mail-Text in Ihrem E-Mail-Programm vornehmen (und ob Sie die E-Mail tatsächlich versenden), für Aam Digital nicht zugänglich sind. Sie müssen dies gegebenenfalls manuell in der Notiz vermerken, um es zu dokumentieren. # E-Mail-Vorlagen verwalten Sie können verschiedene E-Mail-Vorlagen erstellen und diese mit einem oder mehreren Ihrer Datensatztypen verknüpfen. Verwenden Sie den Link im E-Mail-Dialogfeld oder das Menü „Admin-Übersicht“, um auf die Liste der E-Mail-Vorlagen zuzugreifen: ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRmFzTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--538ed90cb1848ba411c76a46bb7d24aa575a4c24/image.png) Erstellen oder bearbeiten Sie die Vorlagen, die den Nutzer:innen angeboten werden sollen: ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRldzTVFJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--f5ccf9ebef11e660ab41a5478fdf861a7a02647a/image.png) # Konfigurieren Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung Aam Digital verwendet das E-Mail-Programm auf Ihrem Gerät, das in Ihrem Betriebssystem als Standardanwendung konfiguriert ist. Wenn beim Klick auf „E-Mail senden” in den oben genannten Schritten nichts passiert oder sich eine Anwendung öffnet, die Sie normalerweise nicht zum Versenden von E-Mails verwenden, sollten Sie die Einstellungen direkt in Ihrem Betriebssystem (Windows / MacOS / Android / iOS / ...) aktualisieren. Bitte beachten Sie eine der folgenden Anleitungen oder ähnliche Anweisungen: * für Windows: * für MacOS: * für Android: * für iOS: ### **Hinweis zu Outlook** Auf Windows Systemen sind zum Teil zwei Outlook-Versionen parallel vorinstalliert. Wenn es zu Problemen mit dem Versenden oder Signaturen kommt, prüfen Sie ob das Mail-Fenster wirklich genau wie sonst aussieht oder ob eventuell das "falsche" Outlook-Programm als Standard eingestellt ist. Ändern können Sie das ebenfalls mit den oben in den verlinkten Anleitungen beschriebenen Schritten.