Esta guía ofrece un proceso paso a paso para gestionar facturas de proveedores de forma eficiente dentro de la plataforma. Cubre desde la validación de facturas hasta su edición y anulación, para que los usuarios puedan manejar el sistema con facilidad. La factura de proveedor es un documento que emite tu proveedor o vendedor para reclamar el pago por bienes o servicios entregados a tu empresa, una cuenta por pagar.
Sigue estas instrucciones para validar una factura proveedor correctamente. Ver Manual aquí o Ver Video aquí
Paso 1. Acceder al sistema
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Abre tu navegador web.
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Ingresa a https://control.apunto.io/
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Inicia sesión con tus credenciales.
Paso 2. Ir al módulo de Operaciones
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En el menú principal, selecciona Operaciones.
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Localiza la operación donde se registrará la factura del proveedor.
Paso 3. Seleccionar la operación
- Haz clic en el ID de la operación correspondiente.
Paso 4. Iniciar la facturación del proveedor
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Dentro de la operación, haz clic en Factura Proveedor.
Paso 5. Elegir el servicio a facturar
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En la lista de servicios de la operación, selecciona el servicio que deseas facturar.
⚠️ ¡Recuerda! Puedes elegir múltiples conceptos que pertenezcan a la misma factura.
Paso 6. Registrar factura
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Haz clic en Registrar Factura Proveedor para abrir el formulario de registro.
Validación de factura mediante XML
Paso 7. Subir archivo XML
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Haz clic en Validar XML.
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Selecciona el archivo XML de la factura del proveedor.
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Haz clic en Validar XML para procesar el archivo.
⚠️ Si la información del XML no coincide con los datos de la operación o del servicio, el sistema mostrará un error y no permitirá continuar hasta que la información sea corregida.
Paso 8. Revisar datos automáticos
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El sistema cargará automáticamente los datos del XML.
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Verifica que el número de factura, importes y datos del proveedor sean correctos.
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Si el número de factura no viene en el XML, deberás ingresarlo manualmente.
Paso 9. Guardar la factura
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Haz clic en Guardar.
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Si la validación es correcta, el estatus aparecerá en verde y la factura quedará en estado Completada.
Validación de factura mediante PDF
Paso 10. Subir archivo PDF
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Haz clic en Validación Manual (PDF).
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Selecciona y sube el archivo PDF de la factura.
⚠️ La plataforma no valida automáticamente la información contenida en un PDF. Es responsabilidad del usuario revisar y capturar correctamente los datos.
Paso 11. Guardar y confirmar
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Revisa cuidadosamente todos los campos.
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Haz clic en Guardar para completar el registro.
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La factura quedará en estado Completada.
Descarga de archivos asociados
Paso 12. Descargar XML o PDF
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Dentro de la operación, ubica la factura registrada.
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Haz clic en … (más acciones).
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Selecciona Descargar XML o Descargar PDF, según corresponda.
Anulación y archivo de facturas
Paso 13. Anular factura
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Localiza la factura con estado Completada.
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Haz clic en … (más acciones).
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Selecciona Ver detalles.
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Haz clic en Anular Factura.
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Confirma la acción.
⚠️ Solo es posible anular y archivar facturas cuyo estado sea Completada.
Paso 14. Archivar factura
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Una vez anulada la factura, vuelve a hacer clic en … (más acciones).
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Selecciona Archivar.
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Confirma la acción.
⚠️ Solo se pueden archivar facturas que ya han sido anuladas.
Recuperación de facturas archivadas
Paso 15. Ver facturas archivadas
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Ve al menú Configuraciones.
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Ingresa al apartado Archivados.
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Selecciona Facturas.
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Localiza la factura que deseas recuperar y reactívala según sea necesario.
Notas finales
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La factura de proveedor es el documento base para el control de cuentas por pagar dentro de una operación.
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Se recomienda siempre usar validación por XML para reducir errores.
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Antes de guardar cualquier factura, revisa manualmente los importes, moneda y datos del proveedor.