WhatsApp-Vorlagen sind vorab genehmigte Nachrichtenformate, mit denen Sie Gespräche mit Ihren Kunden initiieren können. Sie sind unerlässlich für den Versand von Werbenachrichten, Bestellaktualisierungen und Support-Benachrichtigungen über die WhatsApp Business Platform. **Hinweis:** WhatsApp-Vorlagen werden derzeit nur für WhatsApp Cloud-Posteingänge unterstützt. ## **Was sind WhatsApp-Vorlagen?** WhatsApp-Vorlagen sind strukturierte Nachrichten, die von WhatsApp genehmigt werden müssen, bevor Sie sie an Kunden senden können. Sie helfen, die Einhaltung der WhatsApp-Nachrichtenrichtlinien sicherzustellen und ermöglichen professionelle, konsistente Kommunikation. Vorlagen können enthalten: * **Textnachrichten** mit personalisierten Variablen * **Bilder, Videos oder Dokumente** als Kopfzeile * **Aktionsbuttons** für schnelle Kundenantworten * **Call-to-Action-Buttons**, die zu Webseiten oder Telefonnummern führen ## **Vorlagenkategorien** WhatsApp organisiert Vorlagen in verschiedene Kategorien entsprechend ihrem Zweck: * **Utility** – Transaktionsnachrichten wie Bestellbestätigungen und Belege * **Marketing** – Werbeinhalte und Sonderangebote * **Versand-Update** – Liefer- und Paketstatus-Aktualisierungen * **Ticket-Update** – Benachrichtigungen zu Supportfällen * **Problemlösung** – Follow-ups im Kundenservice ## **Was nicht unterstützt wird** ### **Authentifizierungsvorlagen** * **AUTHENTICATION**-Vorlagen mit OTP-Codes und Verifizierungsnachrichten * **Automatisches Ausfüllen** von Button-Parametern mit OTP-Werten * **OTP-Validierung** und Ablaufzeit-Handling ### **Interaktive Komponenten** * **LIST**-Vorlagen mit auswählbaren Optionen * **PRODUCT**-Vorlagen mit Katalogintegration * **CATALOG**-Vorlagen zum Durchstöbern von Produkten * **Multi-Select**-Komponenten ### **Komponenten zur Anrufberechtigung** * **CALL_PERMISSION_REQUEST**-Vorlagen, die eine aktivierte WhatsApp Call-API erfordern * **Anrufberechtigungs-Buttons** und interaktive Anruf-Komponenten ### **Standort-Komponenten** * **LOCATION**-Kopfzeilen mit Koordinaten * **Adressparameter** mit Breiten-/Längengrad * **Standortbasierte** Vorlagen ### **Erweiterte Funktionen** * **Rich-Text-Formatierung** bei der Vorlagenerstellung (beim Versand erhalten) * **Karussell**-Vorlagen mit mehreren Karten * **Formular**-Komponenten zur Datenerfassung * **Zahlungs**-Integrationsvorlagen * **Flow**-Vorlagen mit bedingter Logik ## **Legacy vs. Erweiterte Vorlagen** Chatwoot unterstützt zwei Vorlagenformate, um die Kompatibilität mit all Ihren bestehenden Vorlagen zu gewährleisten: ### **Legacy-Vorlagen** Dies sind klassische Vorlagen, die einfache Textvariablen verwenden. Sie funktionieren mit: * Einfachen Textnachrichten * Einfache Variablenersetzung (z.B. Einfügen des Kundennamens) * Einfache Button-Interaktionen **Legacy-Format-Beispiel:** ``` { "parameters": ["John Doe", "12345", "2025-01-15"] } ``` **⚠️ Wichtig:** Die Unterstützung von Legacy-Vorlagen wird mit Version v4.7 eingestellt. Wir empfehlen, auf erweiterte Vorlagen umzusteigen, um die fortlaufende Funktionalität sicherzustellen. ### **Erweiterte Vorlagen** Das neue erweiterte Format bietet weiterentwickelte Funktionen: * **Medienunterstützung** – Versenden Sie Bilder, Videos und Dokumente * **Erweiterte Variablen** – Flexiblere Textpersonalisierung * **Interaktive Buttons** – URL-Buttons mit dynamischen Links, Copy Codes und Schnellantworten * **Bessere Validierung** – Echtzeitprüfung Ihrer Vorlagenparameter **Erweitertes Format-Beispiel:** ``` { "body": { "1": "John Doe", "2": "12345", "3": "2025-01-15" }, "header": { "media_url": "https://example.com/image.jpg", "media_type": "image" }, "buttons": [ { "type": "url", "parameter": "track123" } ] } ``` **Hinweis:** Alle Ihre bestehenden Legacy-Vorlagen funktionieren vorerst weiterhin, allerdings sollten Sie den Umstieg auf erweiterte Vorlagen planen. Erweiterte Funktionen stehen automatisch zur Verfügung, wenn Sie unterstützte Vorlagentypen verwenden. Bitte prüfen Sie diese [API](https://developers.chatwoot.com/api-reference/messages/create-new-message) für Informationen zu den Anforderungsformaten. ## **Wie erstellt man WhatsApp-Vorlagen** Derzeit müssen WhatsApp-Vorlagen über den **WhatsApp Business Manager** erstellt werden: 1. **Zugriff auf den WhatsApp Business Manager** – Gehen Sie zu [business.facebook.com](http://business.facebook.com) 2. **Navigieren Sie zu Vorlagen** – Finden Sie den Bereich „Account-Tools“ und wählen Sie „Nachrichtenvorlagen“ 3. **Neue Vorlage erstellen** – Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“ und wählen Sie Ihren Vorlagentyp 4. **Vorlage gestalten** – Fügen Sie Kopfzeile, Text, Fußzeile und Buttons nach Bedarf hinzu 5. **Zur Genehmigung einreichen** – WhatsApp überprüft Ihre Vorlage (dies kann bis zu 24 Stunden dauern) 6. **Mit Chatwoot synchronisieren** – Nach Genehmigung erscheinen Vorlagen automatisch oder können manuell im Posteingang von Chatwoot synchronisiert werden **🚀 Demnächst:** Wir planen, die Vorlagenerstellung direkt in der Chatwoot-Oberfläche in einer zukünftigen Version anzubieten, um das Design und Management Ihrer Vorlagen ohne Verlassen von Chatwoot zu erleichtern. ## **Wie versendet man WhatsApp-Vorlagen** WhatsApp-Vorlagen können auf zwei Arten versendet werden: * **In Einzelgesprächen** – Versenden Sie Vorlagen an bestimmte Kunden während des Gesprächs * **Mit Kampagnen** – Versenden Sie Vorlagen an mehrere Kunden gleichzeitig mit der Kampagnenfunktion von Chatwoot ### **Vorlagen in Gesprächen versenden** #### **Schritt 1: Vorlagenoptionen öffnen** Öffnen Sie ein Gespräch mit einem WhatsApp-Kontakt, klicken Sie auf das **Vorlagen-Symbol** im Nachrichtenfeld, wählen Sie **„WhatsApp Vorlagen“** aus dem Dropdown-Menü ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRHdUOUFFPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--257425a35b90c4a3b936f58c29eee946763157ef/CleanShot%202025-08-12%20at%2001.12.20@2x%201.png) #### **Schritt 2: Vorlage auswählen** Durchsuchen Sie Ihre genehmigten Vorlagen, nutzen Sie die Suchleiste, um bestimmte Vorlagen schnell zu finden ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCQVVVOUFFPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--4da9876c768ccdb2ef56825c4634e68e7c62542e/CleanShot%202025-08-12%20at%2001.17.34@2x%201.png) #### **Schritt 3: Nachricht anpassen** Abhängig vom Vorlagentyp müssen Sie ggf. ausfüllen: ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCTTRUOUFFPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--0c7ab1c26180341571b6a4bcdfc63078ee41c710/CleanShot%202025-08-12%20at%2001.16.32@2x%201.png) **Für Textvorlagen:** * Kundenname, Bestellnummer oder andere persönliche Daten * Alle mit {{1}}, {{2}} usw. markierten Variablenfelder **Für Medienvorlagen:** * **Bild-/Video-URL** – Geben Sie einen direkten Link zu Ihrer Mediendatei an * **Dokument-URL** – Verlinkung zu PDFs, Word-Dokumenten oder anderen Dateien * **Medien müssen öffentlich zugänglich sein** (kein Login erforderlich) **Für Button-Vorlagen:** * **URL-Parameter** – Dynamische Links für Call-to-Action-Buttons * **Copy Codes** – Rabattcodes oder Empfehlungscodes * **Telefonnummern** – Für Click-to-Call-Buttons #### **Schritt 4: Vorschau und Versand** 1. Überprüfen Sie Ihre Nachricht im Vorschaufenster 2. Stellen Sie sicher, dass alle Variablen korrekt ausgefüllt sind 3. Prüfen Sie, ob Medien-URLs funktionieren (falls zutreffend) 4. Klicken Sie auf **„Vorlage senden“**, um Ihre Nachricht zu versenden ### **Vorlagen über Kampagnen versenden** Um Vorlagen an mehrere Kunden gleichzeitig zu senden: Gehen Sie zu **WhatsApp-Kampagnen** in Ihrem Chatwoot-Dashboard, erstellen Sie eine neue Kampagne und wählen Sie **WhatsApp** als Kanal aus ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRTRVOUFFPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--dcaa88c461718dae1746763a0d25b3538c8f16c5/CleanShot%202025-08-12%20at%2001.19.07@2x%201.png) Wählen Sie Ihre WhatsApp-Vorlage aus den verfügbaren Optionen und konfigurieren Sie Ihre Zielgruppe und Vorlagenparameter ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCRlRoOUFFPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--d702cb8e1080e0e96d647876eeaf048f7990c1bd/og-help-center%20(1).png) **Hinweis:** Die Kampagnenfunktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Kunden effizient mit der gleichen Vorlagen-Nachricht zu erreichen. ## **Häufig gestellte Fragen (FAQ)** ### **Allgemeine Fragen** **Warum sehe ich nicht alle meine WhatsApp-Vorlagen in Chatwoot?** Es werden nur die von WhatsApp genehmigten und von Chatwoot unterstützten Vorlagen angezeigt. Nicht unterstützte Vorlagentypen (wie Authentifizierungsvorlagen mit OTP-Codes) werden automatisch ausgefiltert. **Wie lange dauert es, bis neue Vorlagen in Chatwoot erscheinen?** Vorlagen werden typischerweise nach einiger Zeit automatisch synchronisiert, Sie können sie auch manuell über die Posteingangseinstellungen aktualisieren. **Kann ich Vorlagen direkt in Chatwoot bearbeiten?** Nein, Vorlagen müssen im WhatsApp Business Manager erstellt und bearbeitet werden. Chatwoot wird nur zum Versand genehmigter Vorlagen verwendet. **Warum muss ich URLs für Bilder und Videos angeben?** WhatsApp verlangt, dass Mediendateien online und öffentlich zugänglich sind. Sie können keine Dateien direkt hochladen – Sie müssen funktionierende URLs zu Ihren Medieninhalten bereitstellen. **Kann ich dieselbe Vorlage für verschiedene Kunden nutzen?** Ja! Vorlagen sind zur Wiederverwendung gedacht. Füllen Sie einfach jedes Mal andere Kundendaten aus, wenn Sie die Vorlage senden. ### **Fehlerbehebung** **Meine Vorlage wird nicht gesendet. Was sollte ich überprüfen?** Häufige Probleme sind: * **Fehlende Variablen** – Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind * **Defekte Medien-URLs** – Überprüfen Sie, ob Ihre Bild-/Video-/Dokumentlinks funktionieren * **Dateigröße zu groß** – Prüfen Sie, ob die Mediendatei WhatsApp-Grenzwerte einhält * **Vorlage nicht genehmigt** – Status der Vorlage im WhatsApp Business Manager prüfen **Warum können Kunden meine Bilder/Videos nicht sehen?** Das kann bedeuten: * Die URL ist nicht öffentlich zugänglich * Das Dateiformat wird nicht unterstützt * Die Datei ist zu groß * Der Hosting-Server ist nicht erreichbar oder erfordert Authentifizierung **Meine URL-Buttons funktionieren nicht korrekt. Wie behebe ich das?** Bei Vorlagen mit dynamischen URL-Buttons gibt es bekannte Probleme mit bestimmten Vorlagenkonfigurationen. Versuchen Sie, statische URLs statt dynamischer Parameter für eine zuverlässigere Funktionalität zu verwenden. **Kann ich Vorlagen an Kunden senden, die mir noch nicht geschrieben haben?** Ja, aber nur für bestimmte Vorlagenkategorien: * **Utility-Vorlagen** können jederzeit zu Transaktionszwecken gesendet werden * **Marketing-Vorlagen** erfordern Zustimmung des Kunden und haben spezielle Versandzeitfenster * Beachten Sie immer die WhatsApp-Compliance-Richtlinien für Ihre Region ### **Medien und Dateien** **Welche Dateitypen kann ich in Vorlagen verwenden?** Unterstützte Formate sind: * **Bilder:** JPEG, PNG (unter 5MB) * **Videos:** MP4, 3GPP (unter 16MB) * **Dokumente:** PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT (unter 100MB) ### **Compliance und Limits** **Wie viele Vorlagen kann ich pro Tag senden?** Dies hängt von den Limits Ihres WhatsApp Business-Kontos und Nachrichtenkontingenten ab. Kontaktieren Sie den WhatsApp-Support für spezifische Beschränkungen Ihres Kontos. **Gibt es Einschränkungen, wann ich Marketingvorlagen senden kann?** Ja, Marketingvorlagen haben bestimmte Versandfenster und erfordern explizites Opt-In der Kunden. Prüfen Sie die aktuellen WhatsApp-Richtlinien für Ihre Region und Ihren Unternehmentyp. **Was passiert, wenn ich zu viele Nachrichten sende?** WhatsApp überwacht die Nachrichtenqualität und Zustellraten. Das Senden von zu vielen unerfolgreichen oder unerwünschten Nachrichten kann die Nachrichtenlimits Ihres Kontos und die Genehmigungsrate Ihrer Vorlagen beeinflussen. ## **Brauchen Sie weitere Hilfe?** Wenn Sie auf Probleme stoßen, die in diesem Leitfaden nicht behandelt werden: 1. **Vorlagenstatus prüfen** im WhatsApp Business Manager 2. **Überprüfen Sie, ob Medien-URLs funktionieren** und öffentlich zugänglich sind 3. **Testen Sie mit Beispieldaten**, bevor Sie an Kunden senden 4. **Wenden Sie sich an Ihren Chatwoot-Administrator** bei konto-spezifischen Problemen 5. **Überprüfen Sie die Vorlagenrichtlinien von WhatsApp** bei Compliance-Fragen Denken Sie daran, dass WhatsApp-Vorlagen ein leistungsstarkes Tool für die Kundenkommunikation sind, wenn sie richtig eingesetzt werden. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Kunden relevante, zeitnahe Nachrichten zu senden, die deren Präferenzen respektieren.