Grupos de Trabajo y Permisos de Acceso a Registros

Los Grupos de Trabajo en Apunto te permiten organizar, controlar y colaborar mejor en tus operaciones, servicios, cotizaciones, solicitudes comerciales y contactos (socios). Su función principal es definir quién puede ver y editar cierta información dentro del sistema, según el equipo o la persona que lo necesite. En Apunto, los Grupos de Trabajo y los Permisos de Acceso a Registros trabajan juntos para controlar quién puede ver, editar y eliminar información dentro del sistema.

Sigue estas instrucciones para crear un grupo de trabajo correctamente.

Paso 1. Acceder al sistema

1. Abre tu navegador web.

2. Ingresa a https://control.apunto.io/ y accede con tus credenciales.

3. Dirígete a Configuraciones.

   
   

Paso 2: Crea los grupos de Trabajo

1. Entra a Grupos de trabajo.

2. Da clic en (+ Nuevo grupo de trabajo).

3. Llena todos los datos solicitados.

   

   ⚠️ El grupo raíz es un grupo principal que no depende de ningún otro.

   ⚠️ El grupo padre se utiliza cuando existe una jerarquía de grupos.

   Ejemplo:

   • Ventas (grupo padre): donde están Nad y Majo.

   • Ventas Monterrey (grupo hijo): donde solo está Majo.

   En este caso:

   • Ventas puede ver los registros de Ventas Monterrey.

   • Ventas Monterrey solo puede ver sus propios registros.

   Nota: El creador del grupo siempre tiene acceso al grupo y a sus registros.

Paso 3: Permisos de Acceso a Registros

1. Entra a Permisos de Acceso a Registros en configuraciones.

2. Aquí podrás definir los permisos para cada tipo de registro:

   • Solicitudes comerciales

   • Cotizaciones

   • Operaciones

   • Servicios

   • Contactos (socios)

3. Para cada tipo de registro podrás configurar:

   • Ver

   • Editar

   • Eliminar

4. Tipos de alcance de permisos

   • Todos los registros
     El usuario puede acceder a todos los registros de la cuenta.

   • Registros de su equipo
     Solo puede acceder a los registros de su grupo de trabajo y subgrupos.

   • Solo sus registros
     Solo puede acceder a los registros que él mismo creó.

   • Sin acceso
     No puede acceder a ese tipo de registro.

   ⚠️ Estos permisos se combinan con los Grupos de Trabajo para definir el alcance real de cada usuario.

   
   

Paso 4: Elige la visibilidad para tus operaciones, servicios, cotizaciones, solicitudes comerciales y contactos (socios)

1. Ingresa a la cotización o solicitud comercial que deseas editar.

2. En la parte superior podrás ver el botón para cambiar la visibilidad.

3. Existen 3 tipos de visibilidad:

• Público: todos los usuarios de la cuenta pueden ver el registro.

• Grupo: solo los usuarios del grupo de trabajo asignado pueden ver el registro.

• Privado: solo la persona que creó la operación o servicio puede verlo.

  
  

⚠️ Reglas de visibilidad

1. Cuando escoges la opción Privado, las demás personas de tu equipo no pueden visualizar la operación o servicio.

2. Solo la persona que creó la operación o servicio puede cambiar su visibilidad.

3. Para marcar un registro como Privado, debes ser el dueño de la operación o servicio.

4. El creador del registro siempre tiene acceso, sin importar el grupo asignado.