Administration
Von Sebastian
Von Sebastian
Setup und Konfiguration des Systems
„Öffentliche Formulare“ für externe Nutzer
Die Aam Digital Fallmanagement-Plattform ist im Kern dafür entwickelt, dass Sie als Team alle relevanten Daten verwalten können. Wir sind primär kein Tool für Datenerhebung oder Umfragen. Sie können jedoch externen Personen, die kein Nutzerkonto für Ihr System haben, erlauben, neue Daten einzureichen – zum Beispiel, indem Sie Teilnehmer sich selbst registrieren lassen, sodass Sie Kontaktdaten nicht aus anderen Formularen manuell in Ihre Datenbank übertragen müssen. Dafür sind „Öffentliche Formulare“ gedacht. Der Link zu einem öffentlichen Formular kann mit jeder Person geteilt werden. Sie kann die Felder ausfüllen und die eingereichten Daten erzeugen direkt einen neuen Eintrag in Ihrem Aam Digital System. Neues Öffentliches Formular erstellen Um ein neues Öffentliches Formular zu erstellen, öffnen Sie die Admin-Oberfläche („Datenstruktur bearbeiten“) für die Liste/den Datensatz, für den das Formular Daten erfassen soll: In der Admin-Oberfläche für den Datensatztyp können Sie alle Öffentlichen Formulare für diesen Typ verwalten. Navigieren Sie im linken Menü der Admin-Oberfläche zum Bereich „Öffentliche Formulare“: Sie können nun entweder ein bestehendes Öffentliches Formular auswählen, um es zu bearbeiten, oder mit dem „+“-Button in der Tabelle ein neues erstellen. Sie können Beschreibung und Link für das Öffentliche Formular konfigurieren. Kopieren Sie den Link aus dem Feld „Formular-Link-ID“ und teilen Sie ihn mit Personen, die das Formular verwenden sollen: Nutzen Sie die Reiter („Allgemeine Einstellungen“, „Felder konfigurieren“, …), um weitere Aspekte des Formulars zu konfigurieren. „Felder konfigurieren“ mit dem Drag-&-Drop-Formularbuilder, um festzulegen, welche Felder für die Person sichtbar sind, die dieses Formular ausfüllt: Vorgefüllte Werte für Formularantworten (z.B. Status = „Zu prüfen“) Konfigurieren Sie „Vorgefüllte Werte“, um bestimmte Felder auf einen festen Wert zu setzen, ohne dass der Nutzer dies selbst im Formular ausfüllt. Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Datensätze, die durch das Formular erstellt wurden, kennzeichnen möchten. So können Sie Ihre Liste filtern, um eingereichte Daten zu finden und zu überprüfen, zum Beispiel: „Magic Links“, um Rückmeldungen einem bestimmten Fall zuzuordnen Falls Sie ein öffentliches Formular nutzen, um Feedback oder Endline-Umfragedaten von Ihren Teilnehmern zu erheben (und dies nicht strikt anonym sein soll), können Sie für jeden Fall einen individualisierten Formularlink des öffentlichen Formulars generieren. Dieser Link enthält eine eindeutige ID und ordnet die Antwort dem entsprechenden Fallprofil zu. Sie können dann das Feedback bzw. die Umfrageantwort jeder Person im jeweiligen Profil in Aam Digital sehen und es im Zusammenhang mit allen anderen Daten für diesen Fall analysieren. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine externe Lehrkraft (ohne Aam Digital Konto) übermittelt die neuesten Lese-Testergebnisse für Ihre Schüler: 1. Sie teilen mit dieser Person einen „Magic Link“ zu einem öffentlichen Formular, das mit dem jeweiligen Schüler verknüpft ist. 2. Die Person öffnet das öffentliche Formular, füllt die Ergebnisse aus und sendet sie ab (ohne sich einloggen zu müssen). 3. Sie sehen die Rückmeldung direkt im Detailprofil dieses Schülers in Aam Digital. Sie können sie mit vorherigen Testergebnissen vergleichen und im Kontext der demografischen und sonstigen Aktivitätsdaten dieses Schülers analysieren. In diesem Szenario wird das öffentliche Formular für den Datensatztyp „Lese-Test“ erstellt und der Datensatztyp „Kind“ ist mit „Lese-Test“ verknüpft (über ein Feld in der Datenstruktur des „Lese-Test“-Datentyps, in dem Sie auch manuell den Schüler auswählen können, auf den sich der Test bezieht). - Bearbeiten Sie das Öffentliche Formular (wie oben beschrieben). - Navigieren Sie zum Reiter „Vorgefüllte Werte konfigurieren“. - Klicken Sie dort auf „Bearbeiten“. - Scrollen Sie nach unten zu „Antworten dieses Formulars mit individuellen Einträgen verknüpfen“ - Klicken Sie auf „Verknüpfte Einträge“ - Wählen Sie den Datensatztyp aus, den Sie verknüpfen möchten, z. B. Kinder - Hier stehen nur Datensatztypen zur Auswahl, zu denen der Datensatztyp des Öffentlichen Formulars (in unserem Beispiel: „Lese-Test“) ein Feld zur Verknüpfung aufweist. Das ist notwendig, damit die Beziehung gespeichert werden kann. - Klicken Sie auf Speichern. Um den benutzerdefinierten Formularlink zu erhalten, öffnen Sie einen Kind-Eintrag, mit dem eine öffentliche Formularantwort verknüpft werden soll: Öffnen Sie das Kontextmenü für den Datensatztyp und wählen Sie „Benutzerdefiniertes Formular kopieren“: Formular auf Website einbetten Sie können ein öffentliches Formular mit Hilfe eines in Ihrer Website einbetten. Nutzen Sie dafür den Link des Formulars wie in diesem Beispiel: <iframe height="800px" src="https://demo.aam-digital.com/public-form/form/my-new-form"></iframe>
Hinzufügen eines neuen Feldes zu einem Profilformular
Aam Digital ist äußerst anpassbar und Sie können die Felder und Datenstrukturen Ihrer Datensatztypen ganz einfach ändern (z.B. ein zusätzliches Telefonnummernfeld zum "Schüler"-Profil hinzufügen - oder alles andere daran anpassen). Sie können sogar beliebig viele neue "Datensatztypen" erstellen, um Ihr spezielles Projekt zu verwalten (z.B. "Schule", "Dorf" oder andere Listen von verwandten Datensätzen mit eigenen Profilen hinzufügen). In dieser Anleitung erklären wir, wie Sie das Formular eines bestehenden Datensatztyps ändern können. Als Beispiel führen wir Sie hier durch den Prozess, ein Feld "Name der Mutter" zum Datensatztyp "Kinder" hinzuzufügen. (Sie können dies auch in unserem interaktiven Demosystem nachverfolgen: demo.aam-digital.com) Neues Feld hinzufügen 1. Öffnen Sie die Admin-Oberfläche für den gewünschten Datensatztyp: 1. Navigieren Sie zur Liste der Kinder (oder öffnen Sie die Detailansicht eines Kindes) 2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü oben rechts 3. Wählen Sie "Datenstruktur bearbeiten" aus 2. Wechseln Sie zum Bereich "Detailansicht" in der Admin-Oberfläche: 1. Nun sehen Sie eine Vorschau Ihrer Profilansicht für diesen Datensatztyp. Sie können hier die Felder und das Layout bearbeiten, indem Sie Elemente per Drag & Drop verschieben. 3. Ziehen Sie das Block-Element "Neues Feld erstellen" aus der Seitenleiste rechts an die Stelle im Formular, an der Sie das neue Feld sehen möchten 4. Wenn Sie dieses Element in die Formularvorschau legen, öffnet sich ein Popup zur Konfiguration des neu erstellten Feldes. 1. Geben Sie eine "Bezeichnung" an (der Text, der den Nutzer:innen angezeigt wird) 2. Wählen Sie einen "Typ" aus. Für unser Beispiel ist das einfach "Text". 3. Der Typ bestimmt, welche Art von Daten in diesem Feld eingegeben werden können. Neben einfachem Text können Sie auch Dropdown-Felder, Verknüpfungen zu anderen Datensätzen, Dateianhänge oder andere spezielle Feldtypen definieren. 4. Speichern Sie das Popup-Formular. Ihr neues Feld wird nun in der Vorschau angezeigt. Feld in Listen-Ansicht anzeigen 1. Sie können das neue Feld auch in der Liste aller Datensätze anzeigen lassen. 1. Diese Schritte zur Anzeige des Feldes in der Liste sind optional. Sie können das Feld auch nur im Detailprofil hinzufügen und diesen Schritt überspringen. 2. Wechseln Sie zur "Listenansicht" auf der linken Seite der Admin-Oberfläche, um das neue Feld auch in der gesamten Übersichtstabelle aller Kinder anzuzeigen 3. Klicken Sie auf die "+"-Schaltfläche am unteren Rand der Seite, unterhalb der Vorschau der aktuell angezeigten Tabellenspalten 4. Aktivieren Sie den "Schalter", indem Sie auf den Namen Ihres neuen Feldes klicken, um es in dieser Listenansicht anzuzeigen 2. Speichern Sie die gesamte Admin-Ansicht über die "Speichern"-Schaltfläche oben rechts auf der Seite 3. Sie können Ihr neues Feld nun jedes Mal verwenden, wenn Sie einen "Kinder"-Datensatz erstellen oder bearbeiten.
Beziehungen zwischen Datensätzen konfigurieren
Die Stärke eines Informationsmanagementsystems liegt in den individuellen Strukturen, um Details miteinander in Beziehung zu setzen: Verknüpfen Sie Ihre Teilnehmenden mit den Partnern, Aktivitäten, Umfrageantworten und Aufgaben, die Sie verwalten müssen. Dadurch können Sie eine 360°-Sicht auf Ihre Fälle gestalten. Außerdem entsteht so eine leistungsstarke Datenbank aller Daten, die Sie auf vielfältige Weise analysieren können. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie die Datenstrukturen zwischen verschiedenen Datensatztypen konfigurieren können. Sie erstellen eine Beziehung von einem Datensatz zu einem anderen Datensatz, indem Sie in einem der Datensätze ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzufügen. Der andere Datensatz kann dann automatisch alle Datensätze, die auf ihn verweisen, ebenfalls auflisten. Betrachten wir zum Beispiel das Szenario von Schüler:innen und Aktivitäten, an denen die Schüler:innen teilnehmen: Der Datensatz, der zu einem anderen Datensatz verknüpft wird: In diesem Fall würden wir der Datenstruktur Aktivität ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzufügen (siehe auch "Hinzufügen eines neuen Feldes zu einem Profilformular"): (Beziehungen können eins-zu-eins oder eins-zu-viele sein, wenn Sie die Option „Mehrfachauswahl“ für das Feld aktivieren) Wenn Sie eine bestimmte Aktivität bearbeiten, können Sie dann einen der vorhandenen Schüler:innendatensätze auswählen (oder einen neuen Schüler:in anlegen): Der Datensatz, auf den von einem anderen Datensatz verwiesen wird: Sie müssen keine Details im Profil der Schüler:in explizit aktualisieren. Die Beziehung ist in beiden Datensätzen automatisch verfügbar. Um die Aktivitäten anzuzeigen, die auf eine bestimmte Schüler:in verweisen, können Sie im Profil dieser Schüler:in einen neuen Abschnitt für „verknüpfte Datensätze“ in der Detailansicht über die Admin-Oberfläche hinzufügen: Wählen Sie dann den „Entitätstyp“ des verknüpften Datensatz aus, de Sie auflisten möchten: In unserem Beispiel möchten wir die zugehörigen Aktivitäten-Datensätze auflisten. Das System zeigt automatisch nur diejenigen Aktivitäten an, die mit demder aktuell angezeigten Schülerin verknüpft sind. Sie können auch auswählen, welche Felder der Aktivität Sie in dem Abschnitt der Schüler:innendetails anzeigen möchten. Wenn der „Datensatztyp“ in der Admin-Oberfläche für den Abschnitt der verknüpften Datensätze den gewünschten Typ nicht enthält, stellen Sie sicher, dass dieser Typ ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ enthält, das auf diesen Datensatztyp verweist (siehe oben). Für unser Beispiel: Der Datensatztyp Aktivität muss ein Feld besitzen, das auf Schüler-Datensätze verweist, damit er hier verfügbar ist. Nachdem Sie die Schüler:in zu einer oder mehreren Aktivitäten hinzugefügt haben indem Sie die Aktivität bearbeiten, sehen Sie automatisch alle Aktivitäten, die auf die aktuellen Schüler:in verweisen: Sie können hier im Profil der Schüler:in auch neue Aktivitäten-Datensätze mithilfe des (+)-Symbols in der eingebetteten Tabelle hinzufügen. Allgemeine Überlegungen zum Entwerfen von Beziehungen Wann sollten Sie mit verschiedenen Datensatztypen und Beziehungen arbeiten (statt alles in einem Datensatz zu speichern) Die oben dargestellte Struktur können Sie auf jede Art von Beziehung zwischen Datensätzen anwenden. Zum Beispiel: - Prüfungsergebnisse, die einer Schüler:in zugeordnet sind - Umfrageantworten einer Teilnehmenden - Details zu mehrerer Familienmitglieder in einem Haushalt - ... Gerade wenn Sie mehrere Einträge mit derselben Struktur erfassen müssen, ist es sinnvoll, daraus einen eigenen Datensatztyp zu machen, der auf den Primärtyp verweist. Auch dann, wenn Sie nicht wissen, wie viele Einträge Sie erfassen müssen (z.B. wie viele Familienmitglieder gibt es?). Oder wenn Sie mehrere Beobachtungen über die Zeit hinweg dokumentieren wollen (z.B. eine jährliche Umfrage durchführen und den Fortschritt über die Jahre hinweg beobachten). Welcher der Datensätze sollte das Feld „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ enthalten? Oft gibt es eine klare, logische Hierarchie in den Dingen, die Ihre Datensätze abbilden: Beispielsweise ist eine Umfrageantwort ein „sekundäres“ Detail bezogen auf eine Teilnehmende, während der Teilnehmende selbst ein zentraleres „primäres“ Element im System ist. In diesem Fall fügen Sie dem sekundären Datensatz ein Feld hinzu, um den verknüpften primären Datensatz auszuwählen. So können Sie mehrere zugehörige sekundäre Details einfach im Primärdatensatz auflisten. Wenn Sie eine Eins-zu-eins-Beziehung entwerfen und keine klare Hierarchie besteht, könnte entweder Datensatztyp das Feld aufnehmen. Überlegen Sie dazu das Beispiel der Benutzeroberfläche oben: Vielleicht erscheint einer der Datensätze natürlicher, um die „indirekte“ Verknüpfung (über eine eingebettete Tabelle in der Detailansicht) zu halten als der andere. Es ist jedoch nicht ratsam, beiden Datensatztypen ein Feld für die „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzuzufügen. Das würde bedeuten, dass Sie beide Datensätze bearbeiten müssten oder möglicherweise verwirrende und inkonsistente Daten entstehen, wenn nur eine der Verknüpfungen gefüllt ist. Verwendung eines sekundären Datensatztyps, um den Zugriff durch Berechtigungen einzuschränken Aam Digital kann den Zugriff auf verschiedene Daten durch Benutzerrollen steuern. Diese Berechtigungen gewähren jedoch immer Zugang zu allen Feldern eines Datensatzes. Wenn Sie einige Daten vertraulicher behandeln wollen, können Sie einen separaten Datensatztyp anlegen, der auf das primäre Profil verweist. Der Zugriff auf diesen sekundären Datensatz kann dann auf weniger Nutzer:nnen beschränkt werden (z.B. können die Kontaktdaten einer Schüler:in ein separater Datensatztyp sein, der nur der Projektleitung zur Verfügung steht).