„Öffentliche Formulare“ für externe Nutzer
Die Aam Digital Fallmanagement-Plattform ist im Kern dafür entwickelt, dass Sie als Team alle relevanten Daten verwalten
können. Wir sind primär kein Tool für Datenerhebung oder Umfragen. Sie können jedoch externen Personen, die kein
Nutzerkonto für Ihr System haben, erlauben, neue Daten einzureichen – zum Beispiel, indem Sie Teilnehmer sich selbst
registrieren lassen, sodass Sie Kontaktdaten nicht aus anderen Formularen manuell in Ihre Datenbank übertragen müssen.
Dafür sind „Öffentliche Formulare“ gedacht. Der Link zu einem öffentlichen Formular kann mit jeder Person geteilt
werden. Sie kann die Felder ausfüllen und die eingereichten Daten erzeugen direkt einen neuen Eintrag in Ihrem Aam
Digital System.
Neues Öffentliches Formular erstellen
Um ein neues Öffentliches Formular zu erstellen, öffnen Sie die Admin-Oberfläche („Datenstruktur bearbeiten“) für die
Liste/den Datensatz, für den das Formular Daten erfassen soll:
In der Admin-Oberfläche für den Datensatztyp können Sie alle Öffentlichen Formulare für diesen Typ verwalten. Navigieren
Sie im linken Menü der Admin-Oberfläche zum Bereich „Öffentliche Formulare“:
Sie können nun entweder ein bestehendes Öffentliches Formular auswählen, um es zu bearbeiten, oder mit dem „+“-Button in
der Tabelle ein neues erstellen.
Sie können Beschreibung und Link für das Öffentliche Formular konfigurieren. Kopieren Sie den Link aus dem Feld
„Formular-Link-ID“ und teilen Sie ihn mit Personen, die das Formular verwenden sollen:
Nutzen Sie die Reiter („Allgemeine Einstellungen“, „Felder konfigurieren“, …), um weitere Aspekte des Formulars zu
konfigurieren.
„Felder konfigurieren“ mit dem Drag-&-Drop-Formularbuilder, um festzulegen, welche Felder für die Person sichtbar sind,
die dieses Formular ausfüllt:
Vorgefüllte Werte für Formularantworten (z.B. Status = „Zu prüfen“)
Konfigurieren Sie „Vorgefüllte Werte“, um bestimmte Felder auf einen festen Wert zu setzen, ohne dass der Nutzer dies
selbst im Formular ausfüllt. Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Datensätze, die durch das Formular erstellt wurden,
kennzeichnen möchten. So können Sie Ihre Liste filtern, um eingereichte Daten zu finden und zu überprüfen, zum Beispiel:
„Magic Links“, um Rückmeldungen einem bestimmten Fall zuzuordnen
Falls Sie ein öffentliches Formular nutzen, um Feedback oder Endline-Umfragedaten von Ihren Teilnehmern zu erheben (und
dies nicht strikt anonym sein soll), können Sie für jeden Fall einen individualisierten Formularlink des öffentlichen
Formulars generieren. Dieser Link enthält eine eindeutige ID und ordnet die Antwort dem entsprechenden Fallprofil zu.
Sie können dann das Feedback bzw. die Umfrageantwort jeder Person im jeweiligen Profil in Aam Digital sehen und es im
Zusammenhang mit allen anderen Daten für diesen Fall analysieren.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine externe Lehrkraft (ohne Aam Digital Konto) übermittelt die neuesten
Lese-Testergebnisse für Ihre Schüler:
1. Sie teilen mit dieser Person einen „Magic Link“ zu einem öffentlichen Formular, das mit dem jeweiligen Schüler
verknüpft ist.
2. Die Person öffnet das öffentliche Formular, füllt die Ergebnisse aus und sendet sie ab (ohne sich einloggen zu
müssen).
3. Sie sehen die Rückmeldung direkt im Detailprofil dieses Schülers in Aam Digital. Sie können sie mit vorherigen
Testergebnissen vergleichen und im Kontext der demografischen und sonstigen Aktivitätsdaten dieses Schülers
analysieren.
In diesem Szenario wird das öffentliche Formular für den Datensatztyp „Lese-Test“ erstellt und der Datensatztyp „Kind“
ist mit „Lese-Test“ verknüpft (über ein Feld in der Datenstruktur des „Lese-Test“-Datentyps, in dem Sie auch manuell den
Schüler auswählen können, auf den sich der Test bezieht).
- Bearbeiten Sie das Öffentliche Formular (wie oben beschrieben).
- Navigieren Sie zum Reiter „Vorgefüllte Werte konfigurieren“.
- Klicken Sie dort auf „Bearbeiten“.
- Scrollen Sie nach unten zu „Antworten dieses Formulars mit individuellen Einträgen verknüpfen“
- Klicken Sie auf „Verknüpfte Einträge“
- Wählen Sie den Datensatztyp aus, den Sie verknüpfen möchten, z. B. Kinder
- Hier stehen nur Datensatztypen zur Auswahl, zu denen der Datensatztyp des Öffentlichen Formulars (in unserem
Beispiel: „Lese-Test“) ein Feld zur Verknüpfung aufweist. Das ist notwendig, damit die Beziehung gespeichert
werden kann.
- Klicken Sie auf Speichern.
Um den benutzerdefinierten Formularlink zu erhalten, öffnen Sie einen Kind-Eintrag, mit dem eine öffentliche
Formularantwort verknüpft werden soll:
Öffnen Sie das Kontextmenü für den Datensatztyp und wählen Sie „Benutzerdefiniertes Formular kopieren“:
Formular auf Website einbetten
Sie können ein öffentliches Formular mit Hilfe eines in Ihrer Website einbetten. Nutzen Sie dafür den Link des
Formulars wie in diesem Beispiel:
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