Servicios

Crea un nuevo flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es la secuencia ordenada de etapas, tareas, documentos y responsables que intervienen en la ejecución de un proceso. Los flujos están relacionados a los tipos de servicio: terrestre, aéreo, marítimo o despacho. Sigue estas instrucciones para crear un flujo de trabajo correctamente. Ver Manual aquí o Ver Video aquí Paso 1. Acceder al sistema 1. Abre tu navegador web. 2. Ingresa a https://control.apunto.io/ y accede con tus credenciales. Paso 2. Ir al módulo de Flujos de Servicios 1. En el menú principal, selecciona Flujos Servicios. Paso 3. Iniciar un nuevo flujo 1. Haz clic en Nuevo flujo o + Nuevo flujo según se muestre en la pantalla. Paso 4. Asignar nombre al flujo 1. En el campo Nombre del flujo, escribe un nombre descriptivo para el flujo de trabajo. - Por ejemplo: Terrestre Nacional, Terrestre FTL, Aéreo USA, Marítimo China, etc.. ⚠️ No podrás nombrar dos flujos con el mismo nombre. Paso 5. Asignar alias al flujo 1. Haz clic en Alias y asigna un alias corto que permita identificar rápidamente el flujo de trabajo. Paso 6. Vincular el flujo a un tipo de servicio 1. Selecciona el tipo de servicio al cual estará relacionado este flujo. - Ejemplos de tipos de servicio: Terrestre, Aéreo, Marítimo o Despacho. Paso 7. Agregar etapas o “stoppers” 1. Coloca las etapas que llevará el flujo desde que inicia hasta que finaliza. 2. Las etapas pueden: - Subirse o bajarse de posición. - Agregarse nuevas. - Eliminarse si ya no son necesarias. 3. Asigna un color para identificar visualmente cada etapa según tus necesidades. Paso 8. Agregar más etapas (si es necesario) 1. Haz clic en Agregar un paso para incluir más etapas dentro del flujo de trabajo. Paso 9. Guardar el flujo 1. Una vez definidas todas las etapas y la configuración básica, haz clic en Guardar para registrar el nuevo flujo de trabajo en el sistema. Automatizaciones dentro del flujo Paso 10. Abrir automatizaciones del flujo 1. Haz clic en el Nombre del flujo que deseas automatizar. 2. Selecciona … (Más acciones). 3. Haz clic en Automatizaciones para gestionar las tareas automáticas vinculadas a las etapas del flujo. Paso 11. Agregar tareas automatizadas 1. Dentro de Automatizaciones, haz clic en Agregar una Tarea. 2. Describe la tarea a realizar y define si la tarea es: - Obligatoria: Debe completarse para que el flujo continúe. - No obligatoria: El flujo puede continuar aunque no esté completada. 3. Repite para agregar todas las tareas necesarias según la lógica de tu flujo de proceso. Paso 12. Agregar folders automatizados (si aplica) 1. Dentro de la vista de automatizaciones puedes Agregar folder para organizar documentos o agrupar tareas relevantes a la etapa del flujo que corresponda. Paso 13. Correos automáticos 1. En el mismo panel de automatizaciones, podrás visualizar y configurar el apartado Correos Automáticos. 2. Configura los correos que se enviarán automáticamente en función de que un proceso avance a determinada etapa. ⚠️ El correo automático solo se enviará cuando un nuevo proceso ingrese a la etapa donde está configurado el correo automático. Gestión del flujo de trabajo existente Paso 14. Abrir un flujo para editar 1. Dentro de Flujos Servicios, localiza y haz clic en el flujo que deseas modificar. 2. Haz clic en … (Más acciones) y selecciona Editar para modificar la información o configuración básica del flujo. Paso 15. Editar automatizaciones 1. Dentro del flujo que se está editando, puedes acceder nuevamente a Automatizaciones. 2. Agrega, modifica o elimina tareas y folders según las necesidades operativas. 3. No olvides Guardar después de realizar cambios para que estos queden registrados. Restricciones y notas importantes ⚠️ No se podrán eliminar flujos de trabajo o etapas que ya cuenten con un servicio asignado. ⚠️ Es importante organizar correctamente las etapas y automatizaciones antes de guardar, ya que una mala configuración puede afectar la ejecución de procesos vinculados al flujo. Recomendaciones - Define los nombres y alias de los flujos de manera consistente para facilitar su identificación según tipos de servicio. - Añade solo las automatizaciones necesarias para no sobrecargar las etapas con tareas o correos innecesarios. - Verifica que cada etapa tenga sentido dentro del proceso operativo de tu empresa antes de guardar el flujo.

Facturación de servicio (Automático o manual)

Realiza la pre-factura y facturación, ya sea de forma automática (si existe integración con un sistema de facturación) o manual, cargando los documentos requeridos. Sigue estas instrucciones para finalizar un servicio correctamente. Ver Manual aquí Ver vídeo de Facturación manual aquí: https://www.loom.com/share/84376583e41c430284a74672713aade4 Paso 1. Acceder al servicio 1. Abre tu navegador web. 2. Ingresa a tu cuenta de Apunto en https://control.apunto.io (o mediante el acceso al módulo de servicios). 3. Navega hasta la lista de servicios y selecciona el servicio específico que deseas finalizar. Paso 2. Prepara la pre-factura el servicio ⚠️ Alerta! Podrás facturar en cualquier estatus que se encuentre tu servicio. Recuerda que una vez facturado el servicio no se podrá modificar. 1. El servicio debe estar en estatus de preferencia "Finalizado" o "Cerrado" para poder facturarse. 2. Haz clic en Facturar Servicios. 3. Selecciona los conceptos que formarán parte de la factura marcando los respectivos checkboxes. 4. Haz clic en Preparar pre-factura. ⚠️ Debes seleccionar únicamente conceptos que estén en la misma moneda por factura. Paso 3. Configurar la factura 1. Verifica que el Uso de CFDI sea el correcto. 2. Selecciona el Método de pago adecuado. 3. Revisa que la moneda elegida sea la correcta para el documento. 4. Haz clic en Guardar. Opciones de facturación Opción 1.Facturación automática (con integración) 1. Si cuentas con integración con un sistema de facturación (Por ejemplo, Facturama, Alegra, Contpaqi, Actiun, ContaDigital): - El sistema enviará el XML directamente al sistema de facturación para timbrado automático. 2. Para que funcione correctamente, el cliente seleccionado debe tener registrados: - Razón social - RFC - Dirección fiscal - Régimen fiscal - Constancia de situación fiscal (CSF) 3. Si falta alguno de estos datos, la plataforma puede mostrar un error al intentar timbrar. Opción 2. Facturación manual (sin integración) 1. En caso de no contar con integración, puedes realizar la facturación de forma manual: - Haz clic en Subir documentos externos. - Asigna el Número de factura externa. - Sube el archivo PDF correspondiente. - Sube el archivo XML asociado. 2. Haz clic en Subir documentos para completar el proceso. 3. Una vez hecho esto, la factura pasará a estatus Completado y podrás visualizar o descargar los documentos correspondientes. Paso 2. Visualizar los detalles de la factura 1. Al regresar al módulo principal de Facturas podrás ver a qué ID operativo y ID de servicio corresponde cada factura. 2. Puedes acceder al detalle de cada factura para revisar componentes, documentos o estado. Cancelar una factura de cliente 1. Ingresa al módulo de Facturas clientes. 2. Busca el ID de la factura que deseas cancelar. 3. Abre el detalle de la factura. 4. Haz clic en Cancelar Factura. 5. Confirma la cancelación. ⚠️ Dependiendo del sistema de facturación integrado, se te puede solicitar el motivo de cancelación para enviar la información al SAT y al sistema de facturación correspondiente. Eliminar un borrador de factura (proforma) 1. En el módulo de Facturas clientes, localiza el documento en estatus Borrador. 2. Haz clic en Más acciones (“…”) junto al borrador. 3. Selecciona Borrar. 4. Confirma la acción para liberar las líneas de costo y permitir ajustes futuros. Notas finales - El proceso de finalización, cierre y facturación está diseñado para asegurar que solo servicios completamente revisados y cerrados sean facturados. - La plataforma permite tanto facturación con integración automática como manual, adaptándose a las necesidades de cada operación.

Creación de un Servicio

Agrega un servicio de transporte o un servicio de despacho aduanero a tu operación. Cada servicio puede estar ligado a múltiples flujos de trabajo, lo que te permite organizar y seccionar correctamente cada etapa del proceso operativo. Sigue estas instrucciones para crear un servicio correctamente. Ver Manual aquí o Ver Video aquí Paso 1. Acceder al sistema 1. Abre tu navegador web. 2. Ingresa a https://control.apunto.io/ y accede con tus credenciales. 3. Asegúrate de estar dentro del módulo Operaciones. Paso 2. Seleccionar la operación 1. En el menú de Operaciones, localiza y haz clic en la operación donde deseas agregar el servicio. 2. Esto abrirá el listado de servicios existentes y las opciones para agregar uno nuevo. Paso 3. Agregar nuevo servicio 1. Haz clic en Agregar Servicio para iniciar la creación de un nuevo servicio dentro de la operación. 2. Selecciona el tipo de servicio que deseas crear: - Servicio Terrestre - Servicio Aéreo - Servicio Marítimo - Servicio Despacho Aduanal Paso 4: Llenar los detalles del servicio dependiendo del tipo seleccionado. ⚠️ Los formularios que se muestran para crear un servicio de transporte o despacho aduanero varían según el tipo de servicio seleccionado. 1. Servicio Terrestre - FTL (Full Truck Load): Es el envío de carga en el que se utiliza un camión completo para transportar la mercancía de un solo expedidor. Esto significa que no hay carga compartida con otros envíos, y el camión está completamente lleno con la carga del cliente. - LTL (Less Truck Load): El camión transporta cargas de varios remitentes, ocupando solo una fracción del espacio disponible. - Servicio expeditado: Entrega rápida, prioritaria, costo más elevado, ideal para envíos urgentes o críticos. - Servicio regular: Entrega estándar, más rentable, ideal para envíos no urgentes o de gran volumen: - Custodia: Es un proceso que garantiza que la carga está segura y protegida durante todo el proceso de transporte. Esto implica que la carga está bajo el control del transportista o de un tercero autorizado, y que se toman medidas para evitar pérdidas, daños o robo. - Nacional: Movimiento de mercancías dentro de un mismo país, sin cruce de fronteras internacionales. - Internacional: Movimiento de mercancías a través de las fronteras de diferentes países, implicando exportación e importación. O movimiento de mercancías dentro de un país extranjero. 2. Servicio Aéreo - Nacional: Movimiento de mercancías dentro de un mismo país, sin cruce de fronteras internacionales. - Internacional: Movimiento de mercancías a través de las fronteras de diferentes países, implicando exportación e importación. O movimiento de mercancías dentro de un país extranjero. 3. Servicio Marítimo - Internacional: Movimiento de mercancías a través de las fronteras de diferentes países, implicando exportación e importación. 4. Servicio de Despacho - Recuerda registrar previamente en el módulo de ubicaciones, las aduanas en las que tus agentes aduanales cuenten con patente activa. - Recuerda registrar previamente en el módulo de socios, a tus Agentes Aduanales como proveedores. Guardar y finalizar Paso 1: Guardar el servicio 1. Revisa todos los campos ingresados para confirmar que la información esté correcta y completa. 2. Haz clic en Guardar para registrar el servicio dentro de la operación. 3. El servicio quedará disponible para seguimiento, ejecución, facturación o cierre según su flujo de trabajo. Guardar y finalizar Paso 1: Dirígete al centro de costos dentro de tu operación 1. Haz clic en … (más acciones) 2. Haz clic en Editar 3. También puedes entrar al servicio dando clic en el ID, de lado derecho arriba podrás ver el botón de "Editar". ⚠️ No podrás editar el "Tipo de servicio", "Modalidad" ni el "Cliente". Paso 2: Después de editar la información recuerda darle clic en "Guardar" Descargables en PDF Paso 1: Haz clic en el ID del servicio - Aquí entrarás a la pantalla principal, donde encontraras toda la información acerca del servicio. Paso 2: Haz clic en … (más acciones) - Aquí podrás descargar en PDF la "Carta de Instrucciones", que incluye: - Datos generales del cliente - Detalle de la ruta (origen y destino) - Información de la carga - Observaciones - Datos del proveedor de transporte - También puedes generar un "Enlace para compartir", el cual puedes enviar a tus clientes o a tu equipo interno para que consulten el estatus del servicio en tiempo real. Cancelar o Cerrar un servicio Paso 1: Para cerrar un servicio primero hay que "Finalizarlo" y luego darle clic en "Cerrar". Haz clic en … (más acciones) , "finalizar" después se habilitará el botón de "cerrar". Paso 2: Para cancelar un servicio hay que hacer clic en … (más acciones), y "cancelar" servicio**.** ⚠️ Recuerda que para cancelar o cerrar una operación hay que primero cancelar o cerrar los servicios dentro. Notas ⚠️ Asegúrate de que las ubicaciones de origen y destino sean correctas antes de guardar, ya que esto afecta la logística, costos y rutas asociadas. ⚠️ El flujo de trabajo asignado determinará las etapas y tareas que deberán completarse para cerrar este servicio. Recomendaciones - Antes de crear un servicio, revisa que la operación esté correctamente configurada (cliente, moneda, agente operativo, etc.). - Los campos de costos con proveedores deben actualizarse cuando exista confirmación de servicios o facturas externas. - Usa correctamente las ubicaciones para evitar errores de planificación logísticos.

Finalización y cierre de servicio

Una vez que el servicio ha concluido operativamente (entrega realizada o flujo completado), inicia la etapa de finalización, donde se valida que todo esté en orden en el sistema. Posteriormente, en la etapa de cierre, el área administrativa revisa y completa las tareas necesarias para dar por concluido el servicio. Finalmente, se procede con la facturación, ya sea de forma automática (si existe integración con un sistema de facturación) o manual, cargando los documentos requeridos. Sigue estas instrucciones para finalizar un servicio correctamente. Ver Manual aquí o Ver Video aquí Paso 1. Acceder al servicio 1. Abre tu navegador web. 2. Ingresa a tu cuenta de Apunto en https://control.apunto.io (o mediante el acceso al módulo de servicios). 3. Navega hasta la lista de servicios y selecciona el servicio específico que deseas finalizar. Paso 2. Finalizar el servicio 1. Cuando el servicio haya concluido operativamente (por ejemplo, entrega realizada o flujo completo), actualiza el estatus de Activo a Finalizado. 2. Haz clic en Más acciones → Finalizar Servicio. 3. Confirma la acción cuando se te solicite. ⚠️ Esta etapa no es el cierre definitivo; es la transición intermedia entre la ejecución operativa y el cierre administrativo. Requiere que todas las tareas o campos necesarios se hayan completado antes de proceder con el cierre y la facturación. Paso 3. Cerrar el servicio 1. Una vez finalizado y validado el servicio, haz clic nuevamente en Más acciones. 2. Selecciona la opción Cerrar Servicio. 3. Confirma la acción cuando el sistema lo solicite. 4. Este cierre bloqueará la mayoría de las secciones del servicio para evitar modificaciones adicionales, excepto las secciones de tareas y comentarios que seguirán disponibles. Paso 4. Reabrir un servicio cerrado (si es necesario) 1. Si el servicio ya está en estatus Cerrado pero necesitas hacer ajustes: - Haz clic en Más acciones. - Selecciona Abrir Servicio. - Confirma la acción. 2. Si el servicio todavía se encuentra en estatus Finalizado, primero cierra el servicio y después repite los pasos anteriores para reabrirlo.

Grupos de Trabajo y Permisos de Acceso a Registros

Los Grupos de Trabajo en Apunto te permiten organizar, controlar y colaborar mejor en tus operaciones, servicios, cotizaciones, solicitudes comerciales y contactos (socios). Su función principal es definir quién puede ver y editar cierta información dentro del sistema, según el equipo o la persona que lo necesite. En Apunto, los Grupos de Trabajo y los Permisos de Acceso a Registros trabajan juntos para controlar quién puede ver, editar y eliminar información dentro del sistema. Sigue estas instrucciones para crear un grupo de trabajo correctamente. Paso 1. Acceder al sistema 1. Abre tu navegador web. 2. Ingresa a https://control.apunto.io/ y accede con tus credenciales. 3. Dirígete a Configuraciones. Paso 2: Crea los grupos de Trabajo 1. Entra a Grupos de trabajo. 2. Da clic en (+ Nuevo grupo de trabajo). 3. Llena todos los datos solicitados. ⚠️ El grupo raíz es un grupo principal que no depende de ningún otro. ⚠️ El grupo padre se utiliza cuando existe una jerarquía de grupos. Ejemplo: - Ventas (grupo padre): donde están Nad y Majo. - Ventas Monterrey (grupo hijo): donde solo está Majo. En este caso: - Ventas puede ver los registros de Ventas Monterrey. - Ventas Monterrey solo puede ver sus propios registros. Nota: El creador del grupo siempre tiene acceso al grupo y a sus registros. Paso 3: Permisos de Acceso a Registros 1. Entra a Permisos de Acceso a Registros en configuraciones. 2. Aquí podrás definir los permisos para cada tipo de registro: - Solicitudes comerciales - Cotizaciones - Operaciones - Servicios - Contactos (socios) 3. Para cada tipo de registro podrás configurar: - Ver - Editar - Eliminar 4. Tipos de alcance de permisos - Todos los registros El usuario puede acceder a todos los registros de la cuenta. - Registros de su equipo Solo puede acceder a los registros de su grupo de trabajo y subgrupos. - Solo sus registros Solo puede acceder a los registros que él mismo creó. - Sin acceso No puede acceder a ese tipo de registro. ⚠️ Estos permisos se combinan con los Grupos de Trabajo para definir el alcance real de cada usuario. Paso 4: Elige la visibilidad para tus operaciones, servicios, cotizaciones, solicitudes comerciales y contactos (socios) 1. Ingresa a la servicio que deseas editar. 2. En la parte superior podrás ver el botón para cambiar la visibilidad. 3. Existen 3 tipos de visibilidad: - Público: todos los usuarios de la cuenta pueden ver el registro. - Grupo: solo los usuarios del grupo de trabajo asignado pueden ver el registro. - Privado: solo la persona que creó la operación o servicio puede verlo. ⚠️ Reglas de visibilidad 1. Cuando escoges la opción Privado, las demás personas de tu equipo no pueden visualizar la operación o servicio. 2. Solo la persona que creó la operación o servicio puede cambiar su visibilidad. 3. Para marcar un registro como Privado, debes ser el dueño de la operación o servicio. 4. El creador del registro siempre tiene acceso, sin importar el grupo asignado.