Buenas prácticas
Por Sojan
Por Sojan
Recomendaciones prácticas para ayudar a tu equipo a obtener mejores resultados con Chatwoot.
Asignación de conversaciones en formato rotativo.
Chatwoot utiliza un sistema de asignación automática de conversaciones en rondas. Esto significa que si hay personas disponibles (llamadas "agentes") que pueden responder mensajes en una bandeja de entrada específica, el sistema dividirá las conversaciones equitativamente entre ellas. Si no hay agentes disponibles, las conversaciones no se asignarán a nadie y se categorizarán como “Sin asignar”. Esta función está activada de forma predeterminada. ¿Cómo habilitar o deshabilitar las asignaciones en ronda? Para habilitar las asignaciones en ronda en tu bandeja de entrada, sigue los siguientes pasos. Paso 1. Ve a Configuración → Bandejas de entrada. Haz clic en el enlace de configuración de la bandeja de entrada en la que deseas habilitar la asignación en ronda. Paso 2. Ve a la pestaña “Colaboradores”. Busca la configuración de Asignación de Conversaciones, como se muestra a continuación. Paso 3. Marca la casilla “Habilitar asignación automática” y haz clic en "Actualizar".
Trabajando con la barra de comandos
La barra de comandos es una función clave en Chatwoot que mejora la productividad. Te permite realizar muchas acciones con solo unas pocas pulsaciones de teclas. Puedes acceder a la barra de comandos usando ⌘ + K en macOS o Ctrl + k en Windows y Linux desde cualquier lugar del panel de Chatwoot. Una vez abierta, elige una página específica para navegar directamente o selecciona una acción para ejecutar. La barra de comandos también ofrece sugerencias inteligentes de acciones basadas en tu ubicación actual en el panel. Por ejemplo: si estás viendo la barra de comandos desde conversaciones, mostrará acciones específicas de conversación como posponer o resolver primero. Algunas de las acciones y opciones de navegación principales se enumeran a continuación. Ir rápidamente a una página con la barra de comandos La barra de comandos te permite navegar rápidamente a una página, como Configuración, Informes, Notificaciones y todo lo demás. Comienza a escribir el nombre de la página y presiona Enter, y serás dirigido a esa página. Navegaciones rápidas disponibles - Inicio del panel - Contactos - Informes - Informes de agentes - Informes por etiqueta - Informes de bandeja de entrada - Informes de equipo - Configuración - Configuración de agente - Configuración de equipo - Configuración de etiquetas - Configuración de respuestas guardadas - Configuración de la aplicación - Configuración de la cuenta - Configuración de perfil - Notificaciones Ejecutar una acción de conversación con la barra de comandos La barra de comandos reconoce en qué parte del panel de Chatwoot te encuentras y recomienda acciones que te ayudarán a ser más productivo y rápido. Puedes ejecutar acciones en una conversación, como Resolver/Reabrirla, Posponerla o incluso asignar agentes o etiquetas a la misma simplemente buscándolos. Comandos disponibles - Resolver/Reabrir la conversación - Silenciar/Activar sonido de la conversación - Enviar una transcripción por correo electrónico - Asignar una conversación a un agente - Asignar la conversación a un equipo - Agregar una etiqueta a la conversación - Posponer la conversación Ejemplo: Asignar un agente 1. Abre la barra de comandos 2. Busca Asignar agente y presiona enter 3. Selecciona el agente al que deseas asignar la conversación.
Trabajando con atajos de teclado
Para mejorar tu productividad, puedes trabajar con atajos de teclado. Estos atajos te permiten realizar acciones rápidas como abrir una conversación, resolver una conversación, alternar la barra lateral, ir a Configuración y más. Para mostrar una lista de los atajos de teclado disponibles, presiona "CMD + /" o "Win + /" en tu teclado. O bien, selecciona "Atajos de teclado" en el menú de Configuración de tu Perfil. Lista de atajos de teclado en Chatwoot
Agrupa tus contactos en segmentos personalizados.
Con Chatwoot, puedes ordenar y filtrar tus contactos usando diferentes categorías mediante filtros avanzados. Puedes guardar estos contactos filtrados como segmentos, que aparecerán en la barra lateral secundaria bajo la sección "Segmentos". Esta función te ayuda a guardar diferentes grupos de contactos según tus necesidades y acceder a ellos fácilmente. ¿Cómo crear segmentos de contactos? Paso 1. Comienza filtrando tus contactos. Selecciona "Contactos" desde tu barra lateral y haz clic en el botón "Filtrar". Paso 2. Aparecerá una ventana modal, que te permitirá seleccionar el tipo de filtro, el operador (igual a, distinto de, contiene, no contiene) y el valor. Puedes combinar múltiples filtros. Aquí tienes un ejemplo: Haz clic en el botón "Enviar" para aplicar el filtro a tus contactos. Paso 3. Ahora podrás ver un botón "Guardar filtro" en el encabezado de la página de contactos. Haz clic en él. Aparecerá una ventana modal preguntando ¿Quieres guardar este filtro?. Escribe un nombre para tu filtro y haz clic en el botón "Guardar filtro". Tu segmento ha sido creado. ¿Cómo ver un segmento de contactos guardado? Podrás encontrar tu segmento guardado en la barra lateral secundaria. Puedes hacer clic en él en cualquier momento para ver rápidamente el grupo de contactos. ¿Cómo eliminar un segmento guardado? Para eliminar un segmento de contactos, ábrelo y selecciona la opción "Eliminar filtro" desde el encabezado. Confirma la eliminación.
Chats de grupo con filtros, guardar como carpetas
Puedes organizar y ordenar tus conversaciones utilizando filtros avanzados y guardarlas como carpetas. Estas carpetas aparecen en la barra lateral para un acceso rápido a conversaciones específicas dentro de la vista del usuario. Para utilizar esta función, sigue los siguientes pasos. Paso 1. Haz clic en el icono de filtro en la parte superior de la lista de mensajes. Paso 2. Se abrirá una ventana modal, donde podrás seleccionar el tipo de filtro, el operador (igual a, diferente de, presente, no presente) y el valor. Selecciona y aplica tus filtros. Paso 3. Después de aplicar el filtro, verás todas las conversaciones que cumplen con los criterios. A continuación, haz clic en el botón “Guardar” en la parte superior del panel de la lista de conversaciones. Paso 4. Se abrirá una ventana modal que te pedirá nombrar el filtro. Tu filtro guardado ahora aparecerá como una carpeta en la barra lateral. Aquí tienes un ejemplo: Puedes acceder a esto fácilmente en cualquier momento que lo desees. ¿Cómo eliminar una carpeta? Para eliminar una carpeta, haz clic en el icono de papelera roja, como se indica en la siguiente captura de pantalla. Para confirmar, haz clic en el botón “Sí, eliminar”.